AI 報價會不會報錯價？

系統只按你設定的價目表和計價規則運算，超出規則的項目會標示為「需人手報價」。所有報價單預設要經同事確認才發出，避免錯價直接送到客人手上。

我們每單都是度身訂造，也可以用 AI 報價嗎？

可以。即使每單不同，大部分報價都由常用項目組合而成，例如物料、工時、運費及附加服務。系統負責整理需求和起草，特殊部分由同事補充，仍可省下大量重複工作。

報價系統要配合甚麼現有工具？

一般可接駁你現有的 WhatsApp、電郵、Excel 或 Google Sheets 價目表，以及會計軟件或 CRM。我們會在評估時確認你的報價流程和接駁方式。

AI 報價系統：香港中小企如何快人一步報價，提升成交率

在香港做生意，客人要報價通常不會只問一間。裝修、印刷、搬運、活動策劃、貿易批發，客人往往在同一晚向三四間公司發出查詢，然後看誰先回覆、誰的報價最清楚。問題是，不少中小企的報價要靠老闆或資深同事親手計算：翻價目表、開 Excel、複製上一張報價單再改，一張報價單花上半小時至一小時並不罕見。忙的時候報價拖到第二、三天，客人可能已經落單給別人。

這篇文章講解 AI 報價系統如何把「收到查詢到發出報價」這段時間縮短，以及中小企導入時要注意的地方。

報價慢，是看不見的流失

報價慢的代價不會出現在帳目上，但每個月都在發生：

錯過黃金時間：客人比較幾間公司時，最先收到清楚報價的一方往往佔先機。
報價依賴一兩個人：只有老闆或資深同事懂得計價，他們一忙或放假，報價就停頓。
格式不一：每位同事的報價單寫法不同，條款、有效期及付款方式各異，客人難以比較，也容易引起爭拗。
報價後無人跟進：報價發出後，沒有系統提醒同事追問，不少有意向的客人就此不了了之。

採用 AI 的香港中小企正在增加。根據大新銀行在 2026 年 7 月公佈的中小企調查（2026 年 5 月訪問 343 間本港中小企），約 23% 受訪企業已在營運中使用 AI 或生成式 AI，另有 32% 計劃在一至兩年內採用；已採用的企業中，35% 把 AI 用於銷售支援。報價正是銷售支援中最重複、最容易標準化的一環。

AI 報價系統怎樣運作

一套為中小企度身建置的 AI 報價系統，流程大致如下：

讀取查詢：客人經 WhatsApp、電郵或網站表格查詢，系統自動讀取內容，例如「500 呎單位翻新廚房」或「印 2,000 本 A5 小冊子」。
追問缺少的資料：如果數量、尺寸、交貨日期等資料不足，系統會列出要問的問題，由同事或 AI 客服向客人補問。
按規則計價：根據你的價目表、物料成本、最低收費、運費及附加服務規則計算報價，並列出每一項的計算依據。
生成報價單：自動套用公司統一的報價單範本，包括項目明細、有效期、付款方式及條款，可輸出 PDF 或直接以 WhatsApp 傳送。
人手確認：同事檢查價錢和條款，有需要時調整折扣，一按確認才發出。
自動提醒跟進：報價發出後若干日客人未回覆，系統提醒負責同事跟進，並記錄每張報價的狀態。

重點是：AI 負責「起草」和「提醒」，價錢與承諾仍由人決定。

典型例子：小型裝修公司的報價流程

假設一間有八名員工的小型裝修公司，每週收到數十個報價查詢，全部由老闆晚上親自計算。報價往往要兩三天才發出，部分客人已轉找其他師傅。

導入 AI 報價系統後：

步驟	過往做法	導入 AI 後
收到查詢	訊息散落在老闆和同事手機	系統集中收集，整理成需求清單
了解需求	來回 WhatsApp 追問	系統列出缺少的資料，一次問清
計算價錢	老闆翻價目表、開 Excel	按預設規則自動計算初稿
製作報價單	複製舊報價單再改	自動套用統一範本
發出報價	兩三天後	老闆覆核後即日發出
跟進	靠記憶	系統按時提醒，記錄跟進狀態

老闆的角色由「逐張計數」變成「覆核和議價」，可以把時間放在上門度尺和跟進大單上。這只是一個假設情境，實際成效視乎查詢量和報價規則的複雜程度。

導入前要準備甚麼

整理價目和計價規則

把價目表、物料成本、最低收費、常見附加項目及折扣權限寫清楚。很多公司的計價規則只存在老闆腦中，這一步本身已有價值：即使將來交給新同事，也有據可依。

統一報價單範本

先定好一份標準報價單，包括公司資料、項目明細、有效期、付款條款及免責聲明。條款最好請專業人士審閱一次，之後系統每次自動套用。

設定哪些報價必須人手處理

例如金額超過某個水平、涉及特殊物料、或客人要求非標準條款，系統應自動標示，交由指定同事處理。

先由一類產品或服務試行

選一類查詢最多、計價最規律的項目先做，跑順後再擴展到其他服務。

怎樣量度回報

報價系統的成效可以用三個簡單數字追蹤，導入前先記錄現況作比較：

報價速度：由收到查詢到發出報價的平均時間。
報價數量：同樣人手下，每週可以發出多少份報價。
報價轉化率：發出的報價中，最終成交的比例。

再加上「每張報價節省的人手時間 × 每月報價數量」，就能估算省下的工時。根據澳洲會計師公會《亞太區中小企業調查 2025–26》，64% 的香港受訪中小企認為科技投資有助提升盈利；與其憑感覺，不如用以上數字證明系統是否值得擴展。

政府資助：BUD 專項基金「申請易」

協助企業升級轉型的項目，或可考慮 BUD 專項基金。根據生產力局 2026 年 6 月版「申請易」申請指引：

每宗「申請易」項目最高資助港幣 15 萬元。
政府與企業按 1：3 配對，政府最多資助項目總核准開支的 25%。
每間企業累計資助上限為港幣 700 萬元，項目須在 12 個月內完成。
在香港有實質業務運作、按《商業登記條例》登記的非上市企業均可申請。

項目是否符合資格及可資助的開支範圍，以官方最新公佈及審批結果為準。

hksme.ai 可以怎樣幫你

hksme.ai 為香港中小企度身建置 AI 報價系統，由整理你的計價規則、設計報價單範本，到接駁 WhatsApp、電郵、Excel 及會計軟件，全程負責，並保留人手確認的步驟，確保每張報價都由你把關。

報價系統可以與前線的 WhatsApp AI 客服串連，客人查詢後即時收集需求；成交後亦可接駁發票自動入賬，由報價到收款一氣呵成。

如果你的團隊每晚都在計報價，歡迎 WhatsApp 我們，免費評估你的報價流程可以自動化多少。